Ena od možnosti uporabe nove elektronske osebne izkaznice (eOI) je tudi digitalno podpisovanje dokumentov. Z njo lahko podpišete različne elektronske dokumente, kot so vloge za kredit, subvencije, prijave na razpise, pogodbe, račune, potrdila, dovoljenja, odločbe itd. V tem primeru podpišemo dokument kar preko računalnika in ga ni potrebno natisniti in poslati po pošti. 

Za digitalno podpisovanje potrebujete elektronsko osebno izkaznico (eOI), primeren bralnik pametnih kartic ter programsko opremo, ki omogoča uporabo digitalnih certifikatov za podpisovanje PDF dokumentov, kot je na primer brezplačni program Adobe Acrobat Reader. 

V nadaljevanju opisujemo postopek za digitalno podpisovanje dokumentov z eOI ter programom Adobe Reader in prednosti digitalnega podpisovanja.

Digitalni podpis je posebna vrsta podpisa, ki je varna in pravno veljavna, saj se z njim lahko strinjamo s dokumentom na enak način kot s fizičnim podpisom. Digitalni podpis ima veliko prednosti pred ročnim podpisom, saj zagotavlja visoko stopnjo varnosti in zaupnosti dokumentov ter poenostavlja proces podpisovanja in arhiviranja dokumentov. Poleg tega se lahko digitalno podpisane dokumente enostavno deli preko elektronske pošte, kar pa pri ročno podpisanih dokumentih ni tako preprosto.

Digitalni podpis z elektronsko osebno izkaznico, tako kot običajen lastnoročni podpis, identificira osebo, ki podpisuje dokument. Za razliko od ročno napisanega podpisa je podpis na podlagi potrdila težko ponarediti, ker vsebuje šifrirane informacije, ki so edinstvene za podpisnika. Preprosto ga je mogoče preveriti in obvesti prejemnike, ali je bil dokument spremenjen, potem ko je podpisnik dokument prvotno podpisal.

Prednosti digitalnega podpisovanja dokumentov:

1. Visoka stopnja varnosti: Digitalni podpis zagotavlja visoko stopnjo varnosti in zaupnosti dokumentov, saj omogoča preverjanje pristnosti in integritete dokumenta. Poleg tega digitalni podpis ščiti pred ponarejanjem in zlonamernimi spremembami dokumentov.

2. Enostavnost in hitrost: Digitalno podpisovanje omogoča hitro in enostavno podpisovanje dokumentov, ne glede na to, kje se nahajajo podpisniki. Omogoča tudi enostavno in hitro deljenje dokumentov preko elektronske pošte ali drugih elektronskih medijev.

3. Prihranek časa in denarja: Digitalno podpisovanje prihrani čas in denar, saj ni potrebe po tiskanju dokumentov, pošiljanju po pošti in fizičnem podpisovanju dokumentov. Omogoča tudi lažje in bolj učinkovito upravljanje dokumentov.

4. Trajnost: Digitalno podpisani dokumenti so trajni in ne izgubijo kakovosti skozi čas. Poleg tega digitalno podpisovanje omogoča enostavno in učinkovito arhiviranje dokumentov.

5. Ekološka ozaveščenost: Digitalno podpisovanje je okolju prijaznejša alternativa tradicionalnemu podpisovanju, saj zmanjšuje porabo papirja, energije in drugih naravnih virov.

6. Zakonska veljavnost: V večini držav ima digitalno podpisovanje enako pravno veljavnost kot ročno podpisovanje, saj zagotavlja enake standarde varnosti in pristnosti dokumentov.

Postopek za podpisovanje pdf dokumentov z elektronsko osebno izkaznico

1. Da bi podpisali PDF dokument z uporabo Adobe Readerja in osebne izkaznice eOI, morate najprej preveriti, ali imate nameščeno ustrezno programsko opremo in čitalnik:

Če še nimate aktivirane osebne izkaznice, jo je najprej potrebno aktivirati in si izbrati 6 mestno PIN kodo, ki vam bo služila za prijavo v portale in podpisovanje dokumentov.

Navodila za aktivacijo elektronske osebne izkaznice so tukaj: https://www.si-trust.gov.si/sl/podpora-uporabnikom/navodila-in-napotki/aktivacija-e-osebne-izkaznice-oz-nastavitev-kode-pin-s-programom-eoiactivator/

Za aktivacijo in uporabo elektronskih osebnih izkaznic priporočamo uporabo bralnika uTrust2700R: https://www.mave.si/citalniki/usb-citalnik-za-osebne-izkaznice-utrust-2700r.html

Za uporabo elektronske osebne izkaznice potrebujete tudi program IDProtect Client:
https://www.si-trust.gov.si/sl/eoi/programska-oprema-idprotect-client/

2. Namestite program Adobe Reader, če ga še nimate: https://get.adobe.com/reader/

Ko imate nameščeno vso potrebno programsko opremo, lahko začnete s postopkom za podpisovanjem dokumentov:

1. Vstavite kartico v bralnik (v primeru uporabe brezstičnega bralnika jo položite na bralnik)

2. Odprite Adobe Reader in nato odprite PDF dokument, ki ga želite podpisati.

3. Kliknite na ikono "Tools" (levo zgoraj).

4. Izberite možnost "Certificates" in nato izberite "Certify (Visible Signature)".

5. Označite polje kamor želite vstaviti podpis.

6. V naslednjem koraku morate videti polje Sign with digital ID in na seznamu certifikatov morate videti vaš eOI-podpis.
Če tega ne vidite in se odpre okno Configure a Digital ID for signing, pomeni, da program ni zaznal certifikata na osebni izkaznici in preverite:
     a. ali ste vstavili osebno izkaznico
     b. ali vam program IDProtect pokaže Podpis in Prijava PIN Valid. Za nadaljevanje predlagamo 
     c. shranite, zaprite dokument in ponovno ponovite postopek od točke 2. dalje

7. Izberite svoj digitalni certifikat eOI in kliknite "Continue".

8. V naslednjem koraku boste videli povzetek pred podpisom. Če imamo v dokumentu kakšno url povezavo nas bo program opozoril na to in s klikom na Review potrdimo, da je vse v redu in bomo lahko zaključili podpisovanje s pritiskom na Sign.

9. Podpisani dokument nato shranimo kot novo različico dokumenta in s tem je postopek digitalnega podpisovanja zaključen.

Digitalni podpis lahko vstavite kamorkoli v dokument, običajno pa se v praksi postavlja na koncu dokumenta, torej na dno strani. Na ta način lahko uporabnik enostavno preveri, ali je dokument podpisan in ali so morebiti vsebine spremenjene po podpisu. V nekaterih primerih pa je lahko smiselno podpisati tudi posamezne strani dokumenta ali pa posamezne dele dokumenta, npr. določeno poglavje ali prilogo. V takih primerih je smiselno postaviti digitalni podpis na vrhu ali na dnu tistega dela dokumenta, ki ga podpisujete.

Vaš digitalni podpis je sedaj dodan v dokument in dokument je pripravljen za pošiljanje ali shranjevanje. Pri tem je pomembno poudariti, da ima digitalni podpis z osebno izkaznico eOI enako pravno veljavnost kot ročni podpis.

Če želite preveriti pristnost digitalno podpisanega dokumenta, lahko to storite na več načinov:

1. Preverjanje digitalnega potrdila: Digitalni podpis vsebuje digitalno potrdilo, ki ga izda certifikacijska agencija in vsebuje informacije o lastniku digitalnega potrdila in veljavnosti certifikata. Veljavnost digitalnega potrdila lahko preverimo v aplikaciji, ki jo uporabljamo za odpiranje dokumenta na primer Acrobat Reader.

2. Preverjanje digitalnega podpisa: Digitalni podpis vsebuje tudi hash, ki predstavlja edinstveno zaporedje znakov, ki se nanašajo na vsebino dokumenta. Preverimo lahko, ali se hash v dokumentu ujema z hashem digitalnega podpisa.

3. Preverjanje avtorja dokumenta: Digitalni podpis vsebuje tudi informacije o lastniku digitalnega potrdila. Preverimo lahko, ali se ime lastnika digitalnega potrdila ujema z imenom avtorja dokumenta.

4. Preverjanje časa podpisa: Digitalni podpis vsebuje tudi čas podpisa. Preverimo lahko, ali se čas podpisa ujema z datumi in časi, ki se nanašajo na ustvarjanje, spreminjanje ali pošiljanje dokumenta.

Pri preverjanju pristnosti digitalno podpisanega dokumenta je pomembno, da uporabimo ustrezno programsko opremo, ki nam omogoča preverjanje digitalnih podpisov. Obstaja več brezplačnih programov, ki nam omogočajo preverjanje digitalnih podpisov, na primer Adobe Acrobat Reader…

V primeru, da imate kakršnakoli vprašanja o postopku podpisovanja dokumentov z osebno izkaznico, se obrnite na ustrezne institucije ali pravne strokovnjake, ki vam bodo lahko svetovali. Priporočljivo je, da se pred uporabo EOI za podpisovanje dokumentov pozanimate o tem, ali je tak podpis priznan in veljaven v Sloveniji oziroma v državi, v kateri nameravate podpisovati dokumente.

Kontaktni podatki za podporo uporabnikom SI Trust, SIGEN-CA, elektronska osebna izkaznica

https://www.si-trust.gov.si/sl/podpora-uporabnikom/pogosta-vprasanja/sigen-ca-pogosta-vprasanja/

Telefon: 080 2002 (med delovniki od 8. do 22. ure) E-pošta: ekc@gov.si

Naročilo čitalnikov za uporabo osebne izkaznice:
https://www.mave.si/citalniki/nfc-citalnik-acr-1252u.html